Působí již řadu let jako lektor, kouč a konzultant národních i nadnárodních firem v oblasti strategického řízení podniku. Vystudoval strojní fakultu VUT v Brně (1987), titul MBA získal v roce 2000 na Sheffield Hallam University. Během své profesní kariéry strávil přes 11 000 hodin v přímé práci se zákazníky v komerční, veřejné i univerzitní sféře. Na Ústavu práva a právní vědy a European Business School SE se věnuje oblasti profesionálního výkonu strategického managementu.
V případě takových prací každý ví, jak je rozvrženo hodnocení a která kritéria se berou v úvahu. Za roky hodnocení a mnoho desítek prací mohu napsat, že se opakují dva nedostatky. Jeden se týká formálnější části – citace literatury podle citační normy ISO ČSN 690:2011. O něm se v tomto článku zmiňovat nebudu.
Druhý chronický nedostatek, který obecně souvisí i s manažerskou prací, má co do činění se stanovením/formulováním konkrétních cílů zejména seminárních prací. K tomu už jsem napsal např. krátký článek zde na blogu ÚPPV a také na svém blogu. Opakovaně vše připomínám na každém tematickém setkání. Rezervy však stále existují.
V tomto článku chci doplnit jednu inspiraci a model, vhodé pro psaní některých strukturovaných textů a zpráv i pro přípravu prezentací. Má konzultační základ a historii, neboť i konzultanti prezentují a píšou zprávy. O co jde?
Článek seznamuje se základy tzv. pyramidového principu, jehož autorkou je Barbara Minto (2009), bývalá konzultantka McKinsey & Company, globální poradenské společnosti, známé mimo jiné popularizací rámce 7S. (Rovněž v 7S se objevuje
3 pravidla
Pyramidový princip se opírá o tři pravidla:
- Myšlenky na jakékoli úrovni pyramidy musí být vždy shrnutím myšlenek seskupených pod nimi.
- Myšlenky v každém seskupení musí být vždy stejného druhu.
- Myšlenky v každém seskupení musí být vždy logicky uspořádány.
Pyramidový princip „naplňuje“ Coveyho (2007) návyk č. 2 „Začíneje s myšlenkou na konec“. Naznačte nejprve své závěry nebo odpovědi, pak je následujte se svými hlavními argumenty, a pak jednotlivé argumenty podpořte daty.
Klíčové fáze pyramidového principu McKinsey můžeme tedy shrnout:
1. Nejprve začněte odpovědí.
2. Seskupte a shrňte své podpůrné argumenty.
3. Logicky seřaďte své podpůrné myšlenky.
Pro logické uspořádání myšlenek se nabízí několik různých způsobů vytváření pořadí.
Deduktivně
- Nejprve uveďte hlavní předpoklad, pak doplňkové předpoklady, pak závěr.
Časové
- Pokud existuje sled událostí, které tvoří kauzální vztah příčina-účinek, představte myšlenky v časovém pořadí.
Strukturálně
- V tomto případě rozdělte jednu klíčovou myšlenku na části a ujistěte se, že jste pokryli všechny hlavní podpůrné argumenty.
Komparativně
- Prezentujte podpůrné myšlenky v pořadí podle důležitosti, od nejdůležitějších po nejméně důležité.
3 úrovně pyramidy
Psaní textů, provádění prezentací nebo vytváření doporučení založených na pyramidovém principu se provádí s využitím zmíněných tří úrovní pyramidy.
1. Začněte s odpovědí, tezí nebo klíčovým bodem
Použití pyramidové struktury „shora dolů“ v komunikaci a komunikačních metodách znamená, že na položenou otázku dáte přímou odpověď. Mohou to být také doporučení, výsledky výzkumu a jiné klíčové body.
Princip pyramidy obrací tradiční metodu, která dochází k závěru postupným „otevíráním dveří“. Závěr v textu nebo prezentaci je obvykle uveden po předložení skutečností a faktů, až poté co byly rozebrány všechny analýzy a podpůrné myšlenky. To je i přístup drtivé většiny seminárních nebo dizertačních prací studentů MBA, DBA, MSc… které jsem měl možnost posuzovat. Je v souladu s přijatou metodikou. Jako manažeři a „psavci“ však můžete zkusit experimentovat mimo „školní úkoly“ a prezentovat například výsledky a akční plány svých prací a závěrů kolegům nebo nadřízeným ve svých organizacích.
Barbara Minto svým pyramidovým principem (někdy také McKinsey pyramida), vysvětluje, proč je nejprve uvedena odpověď (jasnou a konkrétní formou) a teprve poté jsou prezentovány podpůrné důvody, argumenty a/nebo motivace. Narušuje to naše tradiční vnímání „to nejlepší nakonec“, protože to podstatné „prásknete“ hned na začátku.
Má to své důvody. Tím hlavním (zejména v dnešní uspěchané době) je maximálně efektivně využít omezený čas publika či prostor pro text a prezentaci. Z manažerského hlediska to má nesporně význam, protože manažeři vždy co nejdříve (nejrychleji) chtějí slyšet závěry, doporučení a řešení. Přemýšlí shora dolů a zaměřují se na celkový obraz. Často (pro sebe) vidí závěr a řešení v době, kdy při klasickém strukturování textu nebo prezentace přichází na řadu teprve záplava argumentů a důvodů (proč se něco ne/stalo, proč je něco ne/důležité apod.)
Metoda takové přímé komunikace je navíc přesvědčivější než rozhovor, kde se zprvu často mlátí prázdná sláma. Přímý komunikační styl je zkrátka projevem asertivity a sebevědomí.
2. Seskupte argumenty a shrňte hlavní body
Poté, co jste stanovili klíčový bod, je třeba probrat argumenty, důvody nebo motivace k provedení „prezentace“. Podle pyramidového principu tato úroveň spojuje všechny argumenty v hlavních bodech. Každý bod je souhrnem konkrétní podpory pro doporučení nebo odpověď z prvního kroku.
3. Prezentujte podpůrné detaily a nápady logickým způsobem
Následně pyramidu rozdělte z každého argumentu na nejnižší úroveň, kde jsou uvedeny podpůrné detaily a myšlenky, které musí ukázat platnost předložených argumentů (data, výsledky…).
Všechny tyto tři úrovně tvoří pyramidovou strukturu (obr. 1).
Obr. 1 – Pyramidový princip obecně. Zdroj: vlastní zpracování
Přístup shora dolů
Obvykle je snazší začít na vrcholu pyramidy a pokračovat dolů, protože začínáte přemýšlením o věcech, o kterých jste si jisti – vaším předmětem/tématem a znalostmi čtenáře/posluchače o tomto předmětu/tématu, které mu připomenete v úvodu.
Strukturu úvodního toku myšlenek můžete využít, abyste zdůraznili hlavní body, které nosíte v hlavě. K tomu slouží následující struktura.
- Na vrcholu nakreslete box a napište předmět, který chcete diskutovat nebo prezentovat.
- Rozhodněte o otázce. Představte si, pro koho píšete a jakou otázku byste mu chtěli v jeho mysli o daném předmětu vyjasnit, když s psaním či prezentací skončíte.
- Zapište odpověď, pokud ji znáte.
Následující fáze bere v úvahu strukturu z vyprávění příběhů (storytelling) postaveném na řetězci „situace – komplikace – otázka – řešení“.
- Identifikujte situaci. Předmět diskuse/prezentace umístěte do situace, abyste mohli získat první (nekontroverzní) prohlášení, to co jako první chcete říci čtenáři a o čem víte, že s ním bude souhlasit – buď proto, že to víte nebo proto, že je to pravda (historicky) a je to snadno ověřitelné.
- Pak rozviňte komplikaci („Takže co?“) Co se v dané situaci stane, aby to vyvolalo otázku? Objeví se problém, naruší se logika…
- Komplikace musí vyvolat otázku, kterou jste si už napsali. Pokud ne, změňte otázku. Můžete mít také špatnou komplikaci nebo špatnou otázku, a tedy o tom znovu popřemýšlet.
Obr. 2 – Pyramidový princip podle shora dolů. Zdroj: adaptováno podle Minto (2009)
Subjektem (předmětem, kontextem) bývá prostředí, různá paradigmata a opakující se situace.
Subjekt obvykle může zkomplikovat nějaká mezera mezi situací stávající a ideální apod. Ať už mezera daná, stanovená, postupně vzniklá, nečekaná… (Například - firmy chápou důležitost strategie. Měli by ji mít, ale reálně ji nemají. Co tedy udělat pro to, aby dokázaly strategie formulovat a realizovat?)
Z toho vyplývá otázka – Jak takovou mezeru překlenout?
Schematicky tento postup naznačuje obrázek č. 2.
- Jaký je předmět, který diskutujete? Co je předmětem diskuse?
- Na jakou otázku odpovídáte v mysli čtenáře ohledně předmětu?
- Jaká je odpověď?
- Jaká je situace?
- Jaká je komplikace? (Co situaci komplikuje?)
- Následují stále otázky a odpovědi?
- Jaká nová otázka vznikla díky odpovědi?
- Opakujte proces otázek/odpovědí na této úrovni
Na těchto základech a logice „odpověď – argumenty – důkazy“ je pyramidový princip vystavěn. Doplňován je „pravidlem tří“ (Gallo, 2016), rozhodovacími stromy apod. Je na každém, zda a do jaké míry vyzkouší pyramidový princip aplikovat, zejména v manažerské praxi. Není to typický akademický princip, i když například při prezentaci výsledků výzkumů apod. je možné jej s výhodou použít.
Výhody a nevýhody
Podle Barbary Minto nabízí použití pyramidového principu v porovnání s jinými modely strukturovaného psaní a prezentací, následující výhody.
- Efektivnější psaní, neboť myšlenky a nápady jsou organizovány a strukturovány předem. (Proto je důležité mít jasný a konkrétní cíl!)
- Pomáhá čtenáři, protože strategii čtení začleňuje do samotného textu.
- Zajišťuje stálou kvalitu (ve smyslu struktury, použití argumentů a dat).
- Je přesvědčivější, díky výše uvedenému.
- Lépe odpovídá způsobu fungování lidského mozku. (pyramidový princip můžete uplatnit i pokud jste příznivci myšlenkových map).
Protože „každá mince má dvě strany“, existují samozřejmě i nevýhody týkající se použití pyramidového principu navrženého Barbarou Minto.
- Tento nástroj vyžaduje pro vytváření lepších textů hodně tréninku a cviku. (proto doporučuji experimentovat.)
- Existuje riziko opakování (stejných) informací.
- Výše uvedené ztěžuje formulaci dokonalé syntézy (spojování částí do celku).
- Pyramidový princip je účinný zejména pro texty s jednoznačným závěrem nebo doporučením, nikoli pro jiné typy textů. To je specifická situace, pro níž potřebujete jednoznačná data a argumenty.
Literatura:
- COVEY, R. Stephen. 7 návyků skutečně efektivních lidí. Aktualizované vydání, nový překlad. Praha: Management Press, 2007. 342 s. ISBN 978-80-7261-15-0.
- GALLO, Carmine. Mluv jako na TED. 9 tajemství veřejné prezentace od nejlepších speakerů z TEDx konferencí. Brno: BizBooks, 2016. 285 s. ISBN 978-80-265-0453-5.
- MINTO, Barbara. The Pyramide Principle. Logic in Writing and Thinking. 3. vyd. Harlow: Pearson Education Limited, 2009. 177 s. ISBN 978-0-273-71051-6.