Péče o dokumenty, archivní a spisová služba

Péče o dokumenty patří mezi nezbytné úkony současné administrativy. Potřeba její znalosti se nevyhne ani vedoucím pracovníkům, kteří zodpovídají za chod svých pracovišť. Vytvořením nebo převzetím dokumentu začíná zákonná povinnost každého vydavatele či příjemce dokumentu k evidování, ukládání do spisovny, umožnění archivního výběru a nakonec předání k archivaci územně či odborně příslušnému archivu. Dopad povinností daných zákonem č. 499/2004 Sb. o archivnictví, spisové službě a změně některých zákonů v platném znění se výrazně rozšířil zavedením povinného systému elektronické spisové služby a plánovaným ukládáním elektronických dokumentů v Národním digitálním archivu.

Cíl modulu

Cílem modulu Péče o dokumenty, archivní a spisová služba je seznámení s principy vyhotovování a uchovávání dokumentů (užívání razítek, formy podpisů, hodnota originálu a  stejnopisu, nakládání s kopiemi, konverze elektronických dokumentů, digitalizace, zakládání dokumentů), s pravidly oběhu písemností od jejich přijetí po vyřazení a s požadavky na vydávání skartačního řádu a spisového plánu, který je povinným vnitřním předpisem většiny institucí veřejné správy.

Předmět (modul) je zaměřen zejména na proces nakládání s dokumenty a pravidla jejich vyhotovování, oběhu a ukládání.  Tyto činnosti jsou v kompetenci tzv. spisové služby, která je v menším či větším rozsahu vedena v každé instituci. V souvislosti s elektronickým úřadováním, které se v ČR zejména díky povinnosti využívání datových schránek stalo pro většinu institucí samozřejmostí, je pozornost věnována také současným projektům elektronické spisové služby, jejíž povinnost je pro řadu institucí zakotvena v zákoně č. 499/2004 Sb. , který byl zásadně novelizován zákonem 167/2012 s platností od 1.7.2012 (plné znění viz zákon č. 329/2012 Sb.) a vyhláškou č. 259/2012, o podrobnostech výkonu spisové služby s platností od 1.8.2012, která  nahradila vyhlášku č. 191/2009 Sb.

Obsah modulu:

V rámci modulu je výklad členěn na tři části – péči o dokumenty, spisovou službu a archivní službu, tj. archivování dokumentů v příslušných archivech a možnosti jejich využívání. Péčí o dokumenty se rozumí řádné nakládání s dokumentem již od jeho vzniku, včetně jeho formální stánky, jako je správné užívání razítek a podpisů, označování příloh, přes ukládání kopií, uvádění skartačních znaků, až po jeho správné ukládání. 

Spisová a archivní služba jsou činnosti, zahrnující manipulaci s dokumenty od jejich převzetí či pořízení, do jejich vyřazení a následnou archivaci  nebo zničení. Spisová služba obnáší zajištění odborné správy dokumentů doručených i dokumentů vzniklých z činnosti původce, případně jeho právních předchůdců, zahrnuje jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, distribuci, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností. Spisovou službou se rozumí nejen kompletní manipulace s příchozími i vydanými dokumenty, ale pojem zahrnuje také veškeré související procesy, včetně legislativy.