Správa dokumentů (Document Management Systém)

PhDr. Jana Poddaná, Ph.D.

Garantka programu MPA – Veřejná správa a samospráva krajů, měst a obcí

ID: SP-24-20-624

Anotace k předmětu

Správa dokumentů v listinné i elektronické podobě patří mezi nezbytné úkony jakékoliv administrativy. Vytvořením nebo převzetím dokumentu začíná zákonná povinnost každého původce či příjemce k evidenci, správě, skartaci či předání k archivaci příslušnému archivu. Souhrn povinností vyplývajících ze zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě, se výrazně rozšířil povinným zavedením elektronického systému spisové služby, který je nezbytnou potřebou pro naplnění dalších zákonných povinností, ať již vycházejí ze zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů nebo z nařízení eIDAS.

Elektronický dokument je podmínkou i nositelem dalších prvků eGovernmentu, které byly postupně do našeho života implementovány. Přestože některé jmenované povinnosti jsou prozatím prioritou veřejné správy, jiné nenechávají stranou ani soukromou sféru. Správa dokumentů se tak stává nejenom cílem, ale zároveň i prostředkem pro plnění tak zásadních požadavků, které přináší například Nařízení EP  Rady č. 2016/679 známé pod zkratkou GDPR a zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.

Správa dokumentů, ať se nazývá Document Management System, spisová služba nebo jednoduše správa dokumentů, je dnes samostatnou disciplínou, přítomnou v jakékoliv lidské dokumentované i dokumentovatelné činnosti.

 

Obsah předmětu

Obsah předmětu je zaměřen zejména na praktickou stránku správy dokumentů. Absolventi by měli porozumět podstatě správy analogového i digitálního dokumentu a principu spisové služby v rámci úřadu nebo firmy, včetně jejich vazby na eGovernment. Modul poskytuje bazální povědomí o souvisejících činnostech v takové míře, v jaké jsou nutné pro pochopení vzájemných souvislostí provázejících životní cyklus dokumentů. Jedná se zejména o povinnosti původců, průběh skartačního i mimoskartačního řízení či správní delikty upravené zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, zasílání dokumentu datovou schránkou a konverzi dle zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentu nebo o elektronickém podepisování dle zákona č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, který je tzv. adaptačním zákonem pro nařízení eIDAS.

Kombinace praktické i teoretické stránky správy dokumentů se promítne v oblasti elektronicky vedené spisové služby, kde je třeba objasnit princip Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby, jehož úkolem je zajistit soulad potřebných metadat. Podrobněji se budeme zabývat některými úkony, které stanoví dvě vyhlášky; vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, a vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. Předmět věnuje v neposlední řadě pozornost obsahu dokumentu po stránce ochrany osobních údajů dle Nařízení EP a Rady č. 2016/679 známé pod zkratkou GDPR a zákona č. 110/2019 Sb. o zpracování osobních údajů.

 

Cíl předmětu

Cílem předmětu je provést posluchače životním cyklem dokumentu od jeho vytvoření až po skartaci či uložení do archivu. Vysvětlit, kdy se záznam stane dokumentem, kdy se musíme držet legislativy a kdy můžeme sami určit, jak s dokumentem naložíme. Dotkneme se často opomíjené oblasti záznamů a e-mailů. Seznámíme se s pravidly, které dokumenty a na jak dlouho ukládat a které lze skartovat. Představíme si hodnoty ukládacích znaků a skartačních lhůt. Pro zájemce naznačíme strukturu spisového řádu a skartačního plánu, který je pro veřejnou správu povinným dokumentem, zatímco pro podnikatelské subjekty je řízení záznamů a dokumentů požadavkem v rámci mezinárodní normy ISO 15489:2001.

Shrneme, jakým způsobem dokument ověřit, jak označit jeho přílohy, kterou formu doručení zvolit, jaký podpis či pečeť použít a proč označit časovým razítkem. Pro případné zájemce se předmět okrajově dotýká též klasifikace dokumentu z hlediska zákona č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti a objasňuje, jak nakládat s dokumenty, které tyto informace obsahují.

Důvodů, proč si modul Správa dokumentů vybrat ke studiu je mnoho a každý v něm jistě najde svoji prioritu. Cílem lektora předmětu je pak neskromná ambice změnit obvyklý nezájem či dokonce odpor vůči správě dokumentů v něco, co nám nejen ukládá zákon, ale co nám i pomáhá orientovat se ve změti analogových (listinných) i digitálních dokumentů a pracuje ve prospěch našeho času i businessu. Předmět lze z velké části pojmout jako přípravu na vykonání úřednické zkoušky v oboru služby 27 – Archivnictví a spisová služba.

 

Struktura předmětu

Význam pojmu záznam a dokument

Jakými předpisy jsme vázáni

Analogový a digitální dokument

Autenticita dokumentu

Elektronický podpis, elektronická pečeť a časové razítko

Autenticita dokumentu

Tvorba spisu 

Spisový řád a skartační plán

Elektronický systém spisové služby

Národní standard pro elektronické systémy spisové služby

Document record management system

Ukládání dokumentů a skartace

Osobní údaje v  dokumentech a informačních systémech

Klasifikované informace a jejich ochrana

 

Literatura

KOLEKTIV.: Typový skartační rejstřík. Nakladatelství Montanex, Ostrava 2016. 5. novelizované vydání. 236 stran. ISBN 978-80-7225-430-9.

KOLEKTIV.: Archivnictví a spisová služba ve veřejném sektoru v příkladech, otázkách a odpovědích. Multimediální příručka zahrnuje tištěnou publikaci (cca 430 stran formátu A5) a privátní webovou stránku s aktuální legislativou, vzory a šablonami. Nakladatelství Forum, Praha 2015 (průběžně aktualizováno).

KUNT, M., LECHNER, T.: Spisová služba. Nakladatelství Leges, Praha 2017. 2. aktualizované vydání. 384 stran. ISBN: 978-80-7502-233-2

MATES, P., SMEJKAL, V.: E-government v České republice. Právní a technologické aspekty. Nakladatelství Leges, Praha 2012. 2. podstatně přepracované a rozšířené vydání. 464 stran. 

ISBN 978-80-87576-36-6.

VANÍČEK, Z.: Zákon o elektronických komunikacích, komentář. Nakl. Linde, Praha 2008. ISBN 978-80-7201-739-3.

VYHLÁŠKA č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů.

VYHLÁŠKA č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby.

ZÁKON č. 499/2004 o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů. 

ZÁKON č.297/2016 Sb. o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce.

Ceny studijních programů uvedené na webu jsou bez DPH.

K personalizaci obsahu a reklam, poskytování funkcí sociálních médií a analýze naší návštěvnosti využíváme soubory cookie. Informace o tom, jak náš web používáte, sdílíme se svými partnery pro sociální média, inzerci a analýzy. Partneři tyto údaje mohou zkombinovat s dalšími informacemi, které jste jim poskytli nebo které získali v důsledku toho, že používáte jejich služby. Používáním tohoto webu souhlasíte.