Osobní spis zaměstnance – ano či ne?

I když titulek našeho blogu „zavání“ dřívějším kádrováním, je odpověď jednoznačná. Významnou součástí personální činnosti zaměstnavatelů je vedení osobních spisů zaměstnanců. Zejména v poslední době, kdy nabyla účinnosti řada nových nebo novelizujících předpisů v oblasti pracovněprávních vztahů a zaměstnanosti, je zdůrazněn význam personální agendy na tomto úseku.

Nezbytné písemnosti

Zákoník práce (dále ZP) poskytuje oprávnění zaměstnavateli, aby vedl osobní spis zaměstnance, nestanoví však obsah písemností (§ 312 odstavec 1 ZP).  Smí obsahovat jen písemnosti, které jsou nezbytné pro výkon práce v základním pracovněprávním vztahu. Zahrnujeme do něj pracovní poměr a dohody konané mimo pracovní poměr.

ZP povahu a druh jednotlivých písemností nekonkretizuje, uvádí je obecně jako nezbytné pro výkon práce. Jsou to především písemnosti, které potvrzují kvalifikaci a obecnou způsobilost zaměstnance k výkonu práce.

Součástí osobního spisu by měl být dotazník s uvedením údajů potřebných pro zaměstnání. Jedná se např. o osobní údaje (jméno, rodné číslo, profesní životopis apod.), potvrzení o získané kvalifikaci, potvrzení o zaměstnání, posudek o pracovní činnosti (předchozí zaměstnavatel ho vydává jen na žádost zaměstnance), doklady týkající se uzavřeného pracovněprávního vztahu (pracovní smlouva nebo dohoda o pracovní činnosti nebo o provedení práce, platový, případně mzdový výměr) apod.

Mezi nezbytné písemnosti nemůžeme zařadit různá písemná podání a stížnosti, kterými se různé osoby obracejí na zaměstnavatele apod.

 

Obsah osobního spisu

Důležitou součástí osobního spisu jsou dohody o zvýšení nebo prohloubení kvalifikace (§ 234 ZP), o hmotné odpovědnosti (§ 252 ZP), o odpovědnosti za ztrátu svěřených předmětů (§ 235 ZP), o srážkách ze mzdy nebo platu (§ 147 odstavec 2 ZP), o zákazu konkurenčního jednání zaměstnance (§ 310 ZP), souhlas zaměstnavatele s výdělečnou činností zaměstnance u jiného zaměstnavatele (§ 303 odstavec 4 a § 304 odstavec 1 ZP).

Dále jsou to potvrzení zaměstnance, že byl seznámen s bezpečnostními předpisy, pracovním řádem, vnitřním předpisem, kolektivní smlouvou apod. (§ 31 ZP). Nestačí však, aby zaměstnanec při nástupu do zaměstnání „podepsal“ prohlášení, že byl seznámen s bezpečnostmi předpisy, které musí při práci dodržovat. Zaměstnavatel má povinnost seznamovat zaměstnance s těmito předpisy v průběhu celého pracovního poměru, proškolovat je a jejich znalost vyžadovat (§ 103 odstavec 2 ZP).

Podle zákona o specifických zdravotních službách (zákon č. 373/2011 Sb.) a podle prováděcí vyhlášky č. 79/2013 Sb., která zákon provádí, je zaměstnavatel povinen před nástupem do pracovního poměru vyslat budoucího zaměstnance na vstupní lékařskou prohlídku je nutné, aby osobní spis obsahoval i údaj o jejím absolvování (§ 32 ZP).

S některými vedoucími zaměstnanci může být sjednána odvolatelnost (§ 73 odstavec 2 ZP). Sjednaná dohoda o této možnosti by měla být rovněž součástí osobního spisu.

 

Jak dlouho vést osobní spis

ZP nestanoví, odkdy by měl zaměstnavatel vést osobní spis, stejně neuvádí, kdy by měl vedení spisu ukončit. Časové období vyplývá z účelu, k němuž je spis veden. Počátkem by měl být vznik pracovního poměru a vedení spisu by měl zaměstnavatel ukončit skončením pracovního poměru. Tuto zásadu nelze však uplatňovat ve všech případech. Osobní spis může zaměstnavatel vést i před vznikem pracovního poměru, kdy do něj zařadí např. obsah příslibu zaměstnání, mzdové ujednání apod., nebo po jeho skončení (např. údaj o výstupní lékařské prohlídce pro případné posouzení odpovědnosti zaměstnavatele za nemoc z povolání).

Uschování některých dokladů v osobním spise i po skončení pracovního poměru zaměstnance je odůvodněno i předpokladem vzájemného uplatňování nároků účastníků pracovněprávního vztahu. Např. zaměstnanec bude po skončení pracovního poměru uplatňovat mzdové nároky za přesčasy, za práci v noci, na odměny apod. Kdyby zaměstnavatel neměl pro tyto případy uschovány v osobním spise zaměstnance příslušné doklady (např. mzdové výměry, doklady o kvalifikaci apod.), mohl by se dostat do důkazní nouze.

Některé typy písemností se ve smyslu zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, považují za účetní doklady (záznamy). Tento zákon má zvláštní úpravu úschovy účetních záznamů a to od doby pěti do deseti let. Účetní jednotka (zaměstnavatel) může jako účetní záznamy použít zejména mzdové listy, mzdové a platové výměry, evidenci přesčasů, daňové doklady nebo jinou dokumentaci., jako např. doklady k prokázání získané kvalifikace apod.). Tuto dokumentaci musí zaměstnavatel uschovávat, např. i v osobním spise zaměstnance, i po uplynutí výše uvedených dob, jestliže její části (např. mzdové listy, mzdové výměry) budou sloužit k soudnímu nebo daňovému řízení, případně i jako listinné důkazy. Zaměstnavatel uschováním musí zajistit požadavky vyplývající z  použití dokumentace pro uvedené účely a nemůže je likvidovat.

 

Likvidace písemností

Zákon na ochranu osobních údajů stanoví, že správce nebo zpracovatel (v tomto případě zaměstnavatel) je povinen provést likvidaci osobních údajů, jakmile pomine účel, pro který byly osobní údaje zpracovány, nebo na základě žádosti zaměstnance. Přitom však musí zaměstnavatel respektovat další ustanovení tohoto zákona, podle něhož nemůže být likvidace osobních údajů provedena, jestliže je správce (zaměstnavatel) povinen osobní údaje zpracovávat na základě zákona. Tímto předpisem je zákon o účetnictví, který předepisuje postup při zpracování (uschovávání) těchto údajů.

Jiné lhůty platí pro zaměstnavatele pro uschování dokladů z oblasti nemocenského a důchodového pojištění. Zaměstnavatel je povinen uschovávat záznamy o poskytování a výplatě nemocenských dávek, včetně evidence doby zaměstnání a evidence lhůt a podpůrčích dob po dobu 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají. Za záznamy o těchto skutečnostech se vždy považují doklady o druhu, vzniku a skončení pracovního poměru, záznamy o úrazech a nemocech z povolání a záznamy o evidenci pracovní doby, včetně doby pracovního volna bez náhrady přijmu.

Pro účely důchodového pojištění jsou zaměstnavatelé povinni uschovávat mzdové listy, nebo účetní záznamy po dobu 30 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají. Mezi doklady zůstávající v osobním spise však rozhodně nepatří osobní dotazník, žádost o zasílání výplaty na účet, případně i doklady o bezúhonnosti (výpis z rejstříku trestů).

 

Nahlížení do osobního spisu

 Do osobního spisu mohou nahlížet vedoucí zaměstnanci, kteří jsou zaměstnanci nadřízeni. Právo nahlížet do osobního spisu má orgán inspekce práce, úřad práce, soud, státní zástupce, příslušný orgán Policie ČR, Národní bezpečnostní úřad a zpravodajské služby. Zaměstnanec má právo nahlížet do svého osobního spisu, činit si z něho výpisky a pořizovat si stejnopisy dokladů v něm obsažených, a to na náklady zaměstnavatele.


Autor příspěvku

JUDr. Ladislav Jouza

Advokát, rozhodce, člen České advokátní komory, lektor Ústavu práva a právní vědy, o.p.s. a European Business School SE. Je autorem řady odborných článků zejména z oblasti pracovního práva.

Detail autora

Odebírejte novinky emailem

Získávejte pravidelně obsah našeho blogu do své emailové schránky.

K personalizaci obsahu a reklam, poskytování funkcí sociálních médií a analýze naší návštěvnosti využíváme soubory cookie. Informace o tom, jak náš web používáte, sdílíme se svými partnery pro sociální média, inzerci a analýzy. Partneři tyto údaje mohou zkombinovat s dalšími informacemi, které jste jim poskytli nebo které získali v důsledku toho, že používáte jejich služby. Používáním tohoto webu souhlasíte.