Může firma sledovat zaměstnance ?

Odpověď na otázku vyslovenou v titulku našeho blogu je jednoduchá: ano,může, ovšem při dodržení zákonných  podmínek. Pravidla pro monitoring (sledování, kontrola)  činnosti zaměstnanců nejsou výlučně a samostatně uvedena v žádném právním předpise. Částečnou právní úpravu musíme hledat v Listině základních práv a svobod, občanském zákoníku (zejména ochrana osobnosti), v zákoně o zpracování osobních údajů č.110/2019 Sb., v nařízení EU o ochraně osobních údajů GDPR a zejména v zákoníku práce (dále ZP).

 

Zpracování informací

Zákoník práce stanoví povinnosti zaměstnavatele (správce údajů) při získávání informací a údajů od zaměstnance. Nařízení GDPR tento postup považuje za formu zpracování a shromažďování osobních údajů.

  Zaměstnavatel nesmí od zaměstnance vyžadovat informace, které bezprostředně nesouvisejí s výkonem práce a s pracovněprávním vztahem. Jsou to např. např. údaje o rodinných poměrech, původu, sexuální orientaci, příslušnosti k církvi nebo náboženské společnosti, o členství v odborové organizaci nebo v politických stranách nebo hnutích apod.  Některé informace může však získávat (např. o těhotenství, zdravotním stavu), jestliže je pro to dán věcný důvod spočívající v povaze práce, která má být vykonávána, a je –li tento požadavek přiměřený..

Některé údaje musí však zaměstnavatel znát. Může získávat např. údaje o těhotenství ženy, protože ZP stanoví povinnost zaměstnavatelům nepřidělovat některé druhy (zakázané) prací těhotným ženám. Bez znalosti těchto údajů by zaměstnavatel uvedenou povinnost nemohl splnit. Musí rovněž znát např. údaje o zdravotním stavu zaměstnance, neboť zákon o zaměstnanosti ukládá zaměstnavatelům povinnosti při zaměstnávání zdravotně postižených osob. Firmám je dále např. uloženo podávat hlášení pro účely statistické, daňové, ochrany životního prostředí apod.

 

Kontrola elektronické pošty

Mezi důležité prvky monitoringu na pracovišti je kontrola elektronické pošty zaměstnance. Zaměstnavatel může kontrolovat elektronickou poštu (včetně soukromé) zaměstnance, jestliže k tomu bude mít závažný důvod spočívající ve zvláštní povaze své činnosti. Tyto skutečnosti by měl vymezit ve svém opatření, např. v pracovním řádu. Musí však informovat zaměstnance o rozsahu kontroly a o způsobech jejího provádění.

 Naproti tomu jsou však zaměstnanci povinni plně využívat pracovní dobu, nemohou si v pracovní době vyřizovat své soukromé záležitosti a nemají právo zneužívat služební počítače ani jiné výrobní a  pracovní prostředky. Zaměstnavatel může zneužívání zabránit tím, že bude kontrolovat od koho a v jakém rozsahu zaměstnanec do firemního počítače maily dostává a komu píše. Pokud by zjistil, že elektronická pošta zaměstnance je v takovém množství,pro které neplní povinnost spočívající v plném využívání pracovní doby, může se jednat o porušení pracovních povinností.V závažných případech může zaměstnavatel se zaměstnancem skončit pracovní poměr. Toto porušení pracovních povinností musí však zaměstnavatel věrohodně a objektivně prokázat, např. z adres ( nikoliv z obsahu sdělení) odesilatelů a příjemců elektronické pošty.

Kontrola bez podmínek

Ochrana zaměstnanců se však týká jen jejich elektronické pošty. Pokud  zaměstnanec bude na počítači   surfovat, hledat různé internetové stránky nebo bude počítač využívat k jiným účelům než k odesílání a přijímání elektronické pošty, může zaměstnavatel tuto činnost kontrolovat bez  omezení. I v těchto případech by mohl se zaměstnancem skončit pracovní poměr pro porušení pracovních povinností – nevyužívání pracovní doby.

Součástí monitoringu

je i  jakákoliv operace nebo soubor operací, která je prováděna s osobními údaji nebo soubory osobních údajů. Sledování je tak jedna z operací, která v sobě zahrnuje zpracování osobních údajů, neboť bez osobních údajů by monitoring neměl význam. Je to zejména shromažďování, zaznamenání (ukládání na nosiče informací), uspořádání, uložení, použití,.šíření  údajů apod. Jde o jakoukoliv manipulaci s údaji, tedy také správa údajů, nakládání s údaji apod. Zpracování se může uskutečňovat nejen technickými prostředky (např. výpočetní technika), ale také manuálně, např. evidence, zakládání dat apod.

  Typickými zpracováním je např. personální agenda, různé evidenční rejstříky (uchazečů o zaměstnání) apod.

 

 

I pro osobní potřebu

Není vyloučeno, aby zaměstnanec využíval výrobní a pracovní prostředky zaměstnavatele včetně výpočetní techniky, případně jeho telekomunikační zařízení i pro svou osobní potřebu, ale jen se souhlasem zaměstnavatele. Zaměstnavatel může např.souhlasit s tím, aby přidělený psací stroj byl použit i pro napsání soukromého dopisu, aby služební telefon byl používán i k soukromým telefonátům nebo aby přidělená výpočetní technika byla používána i pro soukromé potřeby zaměstnance. Protože zákonem stanovený zákaz používat pro svou osobní potřebu výrobní a pracovní prostředky zaměstnavatele je absolutní, může zaměstnavatel souhlas k jejich použití stanovit v libovolném rozsahu (od úplného souhlasu bez jakéhokoli omezení, přes souhlas jen v určitém rozsahu časovém nebo věcném, až třeba po souhlas jen k jednorázovému použití).

 

Záznamy telefonických hovorů

Není málo případů, kdy zaměstnavatelé zřizují různá technická zařízení, která umožňují zjistit telefonní čísla, na která telefonuje zaměstnanec.

I při řešení těchto problémů je nutno postupovat podle ústavních zásad a předpisů, které je rozpracovávají, sledují ochranu zaměstnanců a zabraňují neoprávněnému sledování. Tajemství obsahu telefonních zpráv podléhá ochraně podle trestního zákona a je zaručeno Listinou základních práv a svobod. Znamená to, že nikdo, tedy ani zaměstnavatel, nemůže odposlouchávat telefonní hovory zaměstnance, i když by se jednalo o soukromé rozhovory nebo zařizování osobních záležitostí za pomoci telefonu na pracovišti a v pracovní době. Zaměstnavatel by mohl pouze zjistit označení telefonního čísla, na které se zaměstnanec dovolal. Ovšem z tohoto samotného údaje zaměstnavatel nemůže dovozovat, že se jednalo o soukromý telefonický rozhovor. Tato skutečnost je pak rozhodující pro možné uplatnění úhrady nákladů na použití firemního telefonu jako formu náhrady škody, kterou zaměstnanec způsobil zaměstnavateli.




Autor příspěvku

JUDr. Ladislav Jouza

Advokát, rozhodce, člen České advokátní komory, lektor Ústavu práva a právní vědy, o.p.s. a European Business School SE. Je autorem řady odborných článků zejména z oblasti pracovního práva.

Detail autora

Odebírejte novinky emailem

Získávejte pravidelně obsah našeho blogu do své emailové schránky.

Ceny studijních programů uvedené na webu jsou bez DPH.

K personalizaci obsahu a reklam, poskytování funkcí sociálních médií a analýze naší návštěvnosti využíváme soubory cookie. Informace o tom, jak náš web používáte, sdílíme se svými partnery pro sociální média, inzerci a analýzy. Partneři tyto údaje mohou zkombinovat s dalšími informacemi, které jste jim poskytli nebo které získali v důsledku toho, že používáte jejich služby. Používáním tohoto webu souhlasíte.