Neporušujte pravidla – přijdete o hodně

Pravidla jsou od toho, aby se porušovala. Porušovat pravidla je někdy nezbytné. Porušovat pravidla bývá občas přínosné. Tato, a různá podobná tvrzení, jste jistě už mnohokrát slyšeli, znáte je nazpaměť, dokonce se s nimi možná i ztotožňujete. Ona tato tvrzení dokonce často i platí. Ale ne v Time managementu! Rád bych poukázal na pár základních pravidel, jejichž porušováním skutečně pouze ztrácíme čas a už bychom měli přestat diskutovat o jejich platnosti.

Plánování porad a schůzek hned po sobě

Kdo tento jev nezažil, ten snad ani nežije nebo minimálně nepracuje. Jde o jeden z nejběžnějších jevů v manažerské praxi. Snažit se o 100% efektivitu, o maximální nasazení, o dokonalou vytíženost, snažit se dosáhnout postu Supermana. Vůbec nechci rozebírat možné zdravotní důsledky, jakými jsou žaludeční vředy, únava, stres a vyčerpání. Bohatě stačí ty ryze pracovní, manažerské. Minimální rozestupy mezi jednáními vedou k tomu, že většina z nich začíná pozdě a jste na ně nedokonale připraveni a nedostatečně koncentrováni.

Vyřizování telefonátů vždy a všude

Jdete po ulici – telefonujete, jedete v autě – telefonujete, jdete na oběd, obědváte a telefonujete. Chodíte na jednání a porady a při nich telefonujete. Jdete v práci na toaletu a telefon máte s sebou (jen si to přiznejte!), co kdyby náhodou někdo volal. A když ano tak i na toaletě telefonujete. Ale co Vám brání v tom vypnout si telefon, když se opravdu potřebujete soustředit na práci, když máte schůzku, oběd nebo si dopřáváte hygienickou přestávku? Vždyť přesně z tohoto důvodu má každý telefon funkci, kdy se na displeji zobrazí, že Vám někdo volal, že máte nepřijatý hovor. A dokonce je to dotažené do takové dokonalosti, že se ukáže i telefonní číslo volajícího. Dopřejte si tedy ten luxus netelefonovat vždy a všude.

Nedostatečný respekt k termínům

Nejzazší termín pro splnění úkolu, někdy nazýván také deadline (tedy hranice smrti – přes tento termín zkrátka nejede vlak) je skutečně nejzazší. A tak byste k němu měli i přistupovat. Není tedy vůbec efektivní vnímat nejzazší termín jako datum, kdy se máte úkolu začít věnovat, kdy máte začít přemýšlet jak ho udělat, nebo s kým. Je třeba si pečlivě a hlavně dopředu rozvrhnout, jaké má úkol fáze, jak budete postupovat, kolik času je přibližně na jednotlivé fáze potřeba a hlavně kdy byste asi měli mít úkol splněný, abyste ho mohli před odevzdáním ještě překontrolovat nebo si ho nechali překontrolovat, aby zbytečně neunikla třeba nějaká drobnost. Tím, že se budete snažit termíny neustále posouvat, žádat o více času, o odklad nebo do nekonečna poskytovat omluvná vysvětlení proč ještě není úkol splněn, nepomůžete ani zadavateli, ani úkolu ale hlavně už vůbec ne sobě.

Vše tedy záleží pouze na osobním přístupu. Velmi užitečnou pomůckou je aplikování „Jde to!“ přístupu. Tedy způsobu práce, kdy vše je dopředu možné, nic není neřešitelné a Vy si jen hledáte cestu, jak to udělat co nejefektivněji.

 


Autor příspěvku

Bc. Jan Brodský DiS.

Absolvent VŠ oboru Mezinárodní vztahy a Vyšší odborné školy Veřejnoprávní. Po několika letech na manažerských pozicích v komerční sféře působil od počátku roku 2009 do srpna 2013 v Institutu pro veřejnou správu Praha, organizaci, která se zaměřuje na vzdělávání úředníků a zaměstnanců české veřejné správy, kde měl na starosti právě zajištění a organizaci mnoha typů akcí.

Detail autora

Odebírejte novinky emailem

Získávejte pravidelně obsah našeho blogu do své emailové schránky.

K personalizaci obsahu a reklam, poskytování funkcí sociálních médií a analýze naší návštěvnosti využíváme soubory cookie. Informace o tom, jak náš web používáte, sdílíme se svými partnery pro sociální média, inzerci a analýzy. Partneři tyto údaje mohou zkombinovat s dalšími informacemi, které jste jim poskytli nebo které získali v důsledku toho, že používáte jejich služby. Používáním tohoto webu souhlasíte.