Pyramidový princip – Logika strukturovaného myšlení a komunikace

Studenti, manažeři, lektoři, poradci, konzultanti a další se setkávají se situacemi, kde je třeba připravit nějakou zprávu, text, prezentaci apod. V případě studia na ÚPPV a/nebo EBS jde zejména o seminární práce a dizertační (diplomové) práce.

V případě takových prací každý ví, jak je rozvrženo hodnocení a která kritéria se berou v úvahu. Za roky hodnocení a mnoho desítek prací mohu napsat, že se opakují dva nedostatky. Jeden se týká formálnější části – citace literatury podle citační normy ISO ČSN 690:2011. O něm se v tomto článku zmiňovat nebudu.

Druhý chronický nedostatek, který obecně souvisí i s manažerskou prací, má co do činění se stanovením/formulováním konkrétních cílů zejména seminárních prací. K tomu už jsem napsal např. krátký článek zde na blogu ÚPPV a také na svém blogu. Opakovaně vše připomínám na každém tematickém setkání. Rezervy však stále existují.

V tomto článku chci doplnit jednu inspiraci a model, vhodé pro psaní některých strukturovaných textů a zpráv i pro přípravu prezentací. Má konzultační základ a historii, neboť i konzultanti prezentují a píšou zprávy. O co jde?

Článek seznamuje se základy tzv. pyramidového principu, jehož autorkou je Barbara Minto (2009), bývalá konzultantka McKinsey & Company, globální poradenské společnosti, známé mimo jiné popularizací rámce 7S. (Rovněž v 7S se objevuje Struktura, byť v jiném pojetí než v tomto článku.)

 

 

3 pravidla

Pyramidový princip se opírá o tři pravidla:

  1. Myšlenky na jakékoli úrovni pyramidy musí být vždy shrnutím myšlenek seskupených pod nimi.
  2. Myšlenky v každém seskupení musí být vždy stejného druhu.
  3. Myšlenky v každém seskupení musí být vždy logicky uspořádány.

Pyramidový princip „naplňuje“ Coveyho (2007) návyk č. 2 „Začíneje s myšlenkou na konec“. Naznačte nejprve své závěry nebo odpovědi, pak je následujte se svými hlavními argumenty, a pak jednotlivé argumenty podpořte daty.

 

Klíčové fáze pyramidového principu McKinsey můžeme tedy shrnout:

1. Nejprve začněte odpovědí.

2. Seskupte a shrňte své podpůrné argumenty.

3. Logicky seřaďte své podpůrné myšlenky.

 

Pro logické uspořádání myšlenek se nabízí několik různých způsobů vytváření pořadí.

Deduktivně

  • Nejprve uveďte hlavní předpoklad, pak doplňkové předpoklady, pak závěr.

Časové

  • Pokud existuje sled událostí, které tvoří kauzální vztah příčina-účinek, představte myšlenky v časovém pořadí.

Strukturálně

  • V tomto případě rozdělte jednu klíčovou myšlenku na části a ujistěte se, že jste pokryli všechny hlavní podpůrné argumenty.

Komparativně

  • Prezentujte podpůrné myšlenky v pořadí podle důležitosti, od nejdůležitějších po nejméně důležité.

 

 

 

3 úrovně pyramidy 

Psaní textů, provádění prezentací nebo vytváření doporučení založených na pyramidovém principu se provádí s využitím zmíněných tří úrovní pyramidy.

1. Začněte s odpovědí, tezí nebo klíčovým bodem

Použití pyramidové struktury „shora dolů“ v komunikaci a komunikačních metodách znamená, že na položenou otázku dáte přímou odpověď. Mohou to být také doporučení, výsledky výzkumu a jiné klíčové body.

Princip pyramidy obrací tradiční metodu, která dochází k závěru postupným „otevíráním dveří“. Závěr v textu nebo prezentaci je obvykle uveden po předložení skutečností a faktů, až poté co byly rozebrány všechny analýzy a podpůrné myšlenky. To je i přístup drtivé většiny seminárních nebo dizertačních prací studentů MBA, DBA, MSc… které jsem měl možnost posuzovat. Je v souladu s přijatou metodikou. Jako manažeři a „psavci“ však můžete zkusit experimentovat mimo „školní úkoly“ a prezentovat například výsledky a akční plány svých prací a závěrů kolegům nebo nadřízeným ve svých organizacích.

Barbara Minto svým pyramidovým principem (někdy také McKinsey pyramida), vysvětluje, proč je nejprve uvedena odpověď (jasnou a konkrétní formou) a teprve poté jsou prezentovány podpůrné důvody, argumenty a/nebo motivace. Narušuje to naše tradiční vnímání „to nejlepší nakonec“, protože to podstatné „prásknete“ hned na začátku.

Má to své důvody. Tím hlavním (zejména v dnešní uspěchané době) je maximálně efektivně využít omezený čas publika či prostor pro text a prezentaci. Z manažerského hlediska to má nesporně význam, protože manažeři vždy co nejdříve (nejrychleji) chtějí slyšet závěry, doporučení a řešení. Přemýšlí shora dolů a zaměřují se na celkový obraz. Často (pro sebe) vidí závěr a řešení v době, kdy při klasickém strukturování textu nebo prezentace přichází na řadu teprve záplava argumentů a důvodů (proč se něco ne/stalo, proč je něco ne/důležité apod.)

Metoda takové přímé komunikace je navíc přesvědčivější než rozhovor, kde se zprvu často mlátí prázdná sláma. Přímý komunikační styl je zkrátka projevem asertivity a sebevědomí.

 

2. Seskupte argumenty a shrňte hlavní body

Poté, co jste stanovili klíčový bod, je třeba probrat argumenty, důvody nebo motivace k provedení „prezentace“. Podle pyramidového principu tato úroveň spojuje všechny argumenty v hlavních bodech. Každý bod je souhrnem konkrétní podpory pro doporučení nebo odpověď z prvního kroku.

 

3. Prezentujte podpůrné detaily a nápady logickým způsobem

 

Následně pyramidu rozdělte z každého argumentu na nejnižší úroveň, kde jsou uvedeny podpůrné detaily a myšlenky, které musí ukázat platnost předložených argumentů (data, výsledky…).

Všechny tyto tři úrovně tvoří pyramidovou strukturu (obr. 1).


 

Obr. 1 – Pyramidový princip obecně. Zdroj: vlastní zpracování

 

Přístup shora dolů

Obvykle je snazší začít na vrcholu pyramidy a pokračovat dolů, protože začínáte přemýšlením o věcech, o kterých jste si jisti – vaším předmětem/tématem a znalostmi čtenáře/posluchače o tomto předmětu/tématu, které mu připomenete v úvodu.

Strukturu úvodního toku myšlenek můžete využít, abyste zdůraznili hlavní body, které nosíte v hlavě. K tomu slouží následující struktura.

  1. Na vrcholu nakreslete box a napište předmět, který chcete diskutovat nebo prezentovat.
  2. Rozhodněte o otázce. Představte si, pro koho píšete a jakou otázku byste mu chtěli v jeho mysli o daném předmětu vyjasnit, když s psaním či prezentací skončíte.
  3. Zapište odpověď, pokud ji znáte.

 

Následující fáze bere v úvahu strukturu z vyprávění příběhů (storytelling) postaveném na řetězci „situace – komplikace – otázka – řešení“.

  1. Identifikujte situaci. Předmět diskuse/prezentace umístěte do situace, abyste mohli získat první (nekontroverzní) prohlášení, to co jako první chcete říci čtenáři a o čem víte, že s ním bude souhlasit – buď proto, že to víte nebo proto, že je to pravda (historicky) a je to snadno ověřitelné.
  2. Pak rozviňte komplikaci („Takže co?“) Co se v dané situaci stane, aby to vyvolalo otázku? Objeví se problém, naruší se logika…
  3. Komplikace musí vyvolat otázku, kterou jste si už napsali. Pokud ne, změňte otázku. Můžete mít také špatnou komplikaci nebo špatnou otázku, a tedy o tom znovu popřemýšlet.

 

Obr. 2 – Pyramidový princip podle shora dolů. Zdroj: adaptováno podle Minto (2009)

 

Subjektem (předmětem, kontextem) bývá prostředí, různá paradigmata a opakující se situace.

Subjekt obvykle může zkomplikovat nějaká mezera mezi situací stávající a ideální apod. Ať už mezera daná, stanovená, postupně vzniklá, nečekaná…  (Například - firmy chápou důležitost strategie. Měli by ji mít, ale reálně ji nemají. Co tedy udělat pro to, aby dokázaly strategie formulovat a realizovat?)

Z toho vyplývá otázka – Jak takovou mezeru překlenout?

Schematicky tento postup naznačuje obrázek č. 2.

  1. Jaký je předmět, který diskutujete? Co je předmětem diskuse?
  2. Na jakou otázku odpovídáte v mysli čtenáře ohledně předmětu?
  3. Jaká je odpověď?
  4. Jaká je situace?
  5. Jaká je komplikace? (Co situaci komplikuje?)
  6. Následují stále otázky a odpovědi?
  7. Jaká nová otázka vznikla díky odpovědi?
  8. Opakujte proces otázek/odpovědí na této úrovni

Na těchto základech a logice „odpověď – argumenty – důkazy“ je pyramidový princip vystavěn. Doplňován je „pravidlem tří“ (Gallo, 2016), rozhodovacími stromy apod. Je na každém, zda a do jaké míry vyzkouší pyramidový princip aplikovat, zejména v manažerské praxi. Není to typický akademický princip, i když například při prezentaci výsledků výzkumů apod. je možné jej s výhodou použít.

 

Výhody a nevýhody

Podle Barbary Minto nabízí použití pyramidového principu v porovnání s jinými modely strukturovaného psaní a prezentací, následující výhody.

  • Efektivnější psaní, neboť myšlenky a nápady jsou organizovány a strukturovány předem. (Proto je důležité mít jasný a konkrétní cíl!)
  • Pomáhá čtenáři, protože strategii čtení začleňuje do samotného textu.
  • Zajišťuje stálou kvalitu (ve smyslu struktury, použití argumentů a dat).
  • Je přesvědčivější, díky výše uvedenému.
  • Lépe odpovídá způsobu fungování lidského mozku. (pyramidový princip můžete uplatnit i pokud jste příznivci myšlenkových map).

 

Protože „každá mince má dvě strany“, existují samozřejmě i nevýhody týkající se použití pyramidového principu navrženého Barbarou Minto.

  • Tento nástroj vyžaduje pro vytváření lepších textů hodně tréninku a cviku. (proto doporučuji experimentovat.)
  • Existuje riziko opakování (stejných) informací.
  • Výše uvedené ztěžuje formulaci dokonalé syntézy (spojování částí do celku).
  • Pyramidový princip je účinný zejména pro texty s jednoznačným závěrem nebo doporučením, nikoli pro jiné typy textů. To je specifická situace, pro níž potřebujete jednoznačná data a argumenty.

 

 

 

Literatura:

  • COVEY, R. Stephen. 7 návyků skutečně efektivních lidí. Aktualizované vydání, nový překlad. Praha: Management Press, 2007. 342 s. ISBN 978-80-7261-15-0.
  • GALLO, Carmine. Mluv jako na TED. 9 tajemství veřejné prezentace od nejlepších speakerů z TEDx konferencí. Brno: BizBooks, 2016. 285 s. ISBN 978-80-265-0453-5.
  • MINTO, Barbara. The Pyramide Principle. Logic in Writing and Thinking. 3. vyd. Harlow: Pearson Education Limited, 2009. 177 s. ISBN 978-0-273-71051-6.



Autor příspěvku

Ing. Libor Friedel, MBA

Lektor, kouč a konzultant. Vystudoval strojní fakultu VUT v Brně (1987), titul MBA získal v roce 2000 na Sheffield Hallam University. Během kariéry strávil přes 11 000 hodin v přímé práci se zákazníky v komerční, veřejné i školské sféře.

Detail autora

Odebírejte novinky emailem

Získávejte pravidelně obsah našeho blogu do své emailové schránky.

Ceny studijních programů uvedené na webu jsou bez DPH.

K personalizaci obsahu a reklam, poskytování funkcí sociálních médií a analýze naší návštěvnosti využíváme soubory cookie. Informace o tom, jak náš web používáte, sdílíme se svými partnery pro sociální média, inzerci a analýzy. Partneři tyto údaje mohou zkombinovat s dalšími informacemi, které jste jim poskytli nebo které získali v důsledku toho, že používáte jejich služby. Používáním tohoto webu souhlasíte.