Digitalizace na pracovišti

Co je digitalizace u zaměstnavatele

Digitalizace ve firmách je proces převodu papírových účetních dokladů a manuálních postupů do elektronické podoby za pomoci moderních technologií. Neznamená to jen skenování například faktur, pracovních smluv, dohod o práci či účetních dokladů do počítače. Jde o komplexní přeměnu celé účetní agendy nebo části personálního úseku od příjmu dokladu až po jeho archivaci. Jedná se např. o pracovněprávní písemnosti, jako jsou pracovní smlouvy, dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr, potvrzení o zaměstnání, evidence docházky, mzdové listy a výkaznictví, evidence odvodů, dokumenty týkající se skončení pracovního poměru apod. V praxi to neznamená nic jiného než rozšíření znalostí a kvalifikace příslušných zaměstnanců, jako je např. personalista, mzdová účetní a další.

Většina zaměstnavatelů na digitalizační platformu již v současnosti úspěšně přechází a provádí s tím spojená účelná organizační, technická i jiná opatření.

Umělá inteligence na pracovišti

Zaměstnavatelé stále častěji hledají zaměstnance s novými dovednostmi. Část pracovní síly se potýká s nedostatkem potřebné kvalifikace. Na pomoc zaměstnavatelům přicházejí úřady práce. V rámci nového projektu Vzdělávání pro firmy mohou zaměstnavatelé získat příspěvek na kurzy digitálních dovedností a kompetencí, na vzdělávání v technických oborech, ale i na výuku českého jazyka pro zaměstnance ze zahraničí. Do projektu se mohou zapojit i osoby samostatně výdělečně činné.

Na rostoucí potřebu vzdělávání a rozvoje digitálních kompetencí Úřad práce spolu s Ministerstvem práce a sociálních věcí reaguje spuštěním dvou nových projektů financovaných z Operačního programu Zaměstnanost plus (OPZ+). Pravidla kladou větší důraz na kvalitu a efektivitu vzdělávání. Kurzy musí mít minimální délku 50 hodin a vzdělavatelé (např. zaměstnavatelé) jsou například povinni zveřejnit videoukázku.

Určité podmínky musí splnit i zájemce o digitální kurz. Předně se na Úřadu práce přihlásí jako uchazeč o zaměstnání, pokud je aktuálně bez práce a hledá novou, nebo jako zájemce o zaměstnání, pokud zaměstnání má.

Jaký příspěvek na kurz?

Vzdělavatelé (zaměstnavatelé) mohou vkládat své kurzy do Databáze rekvalifikací a jakmile je úřad práce schválí, budou postupně zveřejněné na portálu „Jsem v kurzu“. Vedle toho se absolvování digitálního kurzu neobejde bez finanční spoluúčasti účastníka. Ta oproti minulému období vzrostla a navíc došlo ke snížení limitu, který za účastníka úřad práce maximálně zaplatí: Zatímco dříve činila spoluúčast 18 % a úřad přispíval nanejvýš 50 tis. Kč, nově musí účastník uhradit 23,27 % z ceny kurzu a stát (úřad práce) přispěje maximálně 35 tis. Kč během tří let. Příspěvek úřad práce poskytne, jen pokud z kurzu účastník absolvuje nejméně 80 %.

Výjimku ze spoluúčasti mají pouze lidé s nízkými příjmy. V případě digitálních kurzů platí, že nízkopříjmovým skupinám může úřad práce uhradit až 100 % ceny kurzu.

Zaškolení  na digitalizaci

Vedle uvedených programů úřadů práce má zaměstnavatel možnost zaměstnance v oblasti digitalizace zaškolit.

Podmínky zaškolování nejsou „určovány“ žádným právním předpisem. Obvykle zaškolení začíná obdobím, v němž se zaměstnanec seznamuje s pracovištěm, pracovním prostředím, organizací práce, provozními, bezpečnostními a jinými předpisy. V období odborné přípravy by se měl zaměstnanec teoreticky i prakticky seznámit se všemi operacemi, které vyplývají z kvalifikačních charakteristik vykonávané práce.

Vyvrcholením zaškolení by měla být provozní příprava, v níž se zaměstnanec učí vykonávat nové povolání nebo pracovní činnost podle racionálních pracovních postupů. Období zaškolení by mělo končit uplynutím provozní přípravy, případně kvalifikační zkouškou. Obdobně se posuzuje i zaučení.

Při zaškolení nebo zaučení není možné, aby zaměstnavatel podmiňoval splnění svých zákonných povinností uzavřením dohody o tom, že zaměstnanec po získání této kvalifikace setrvá v pracovním poměru, jinak že bude muset vracet vynaložené náklady. Rovněž není přípustné, aby zaměstnavatel, vynaloží-li na zaměstnance určité náklady, vynucoval od zaměstnance z tohoto důvodu sjednání dohody o setrvání u zaměstnavatele (například při poskytnutí ochranných pracovních prostředků).

Rekvalifikace u zaměstnavatele

Rekvalifikace zaměstnanců zaměstnavatelem se uskutečňuje v zájmu jejich dalšího pracovního uplatnění, např. když dochází ke změně specializace, rozšíření automatizace nebo v situaci, kdy by jinak museli být uvolněni z důvodů racionalizačních opatření nebo strukturálních, popřípadě organizačních změn. Velmi důležitá je v současné době rekvalifikace v souvislosti s rozšiřující se digitalizací personální a mzdové agendy.

V případě, že dochází k rozsáhlým organizačním změnám, které by měly za následek uvolnění velkého počtu zaměstnanců, mohou být zaměstnavateli na základě písemné dohody s úřadem práce plně nebo částečně hrazeny náklady spojené s rekvalifikací. Rekvalifikace může být určena i pro zahraniční zaměstnance.

Rekvalifikace je určena i zaměstnancům, u nichž zaměstnavatel předpokládá, že je zaměstná na jiném pracovním místě a budou k tomu potřebovat odbornou kvalifikaci, kterou zatím nemají. Nejčastěji v situaci, kdy by museli být tito zaměstnanci uvolněni z důvodů racionalizačních opatření, strukturálních, popřípadě organizačních změn, z důvodu nadbytečnosti apod.

Úřady práce mohou na základě dohody se zaměstnavatelem přispívat i na rekvalifikaci jeho zaměstnanců, kterým se tak vytvoří podmínky pro jejich další pracovní uplatnění. Pokud pro zaměstnavatele zabezpečuje rekvalifikaci jeho zaměstnanců akreditované zařízení, stává se toto akreditované zařízení účastníkem dohody a tím je úřadu práce dána možnost sjednat v dohodě poskytování úhrady nákladů na rekvalifikaci přímo akreditovanému zařízení.

Na získání nebo obnovení kvalifikace svých zaměstnanců mohou zaměstnavatelé požádat příslušný úřad práce. Po posouzení a na základě písemné dohody jim úřad poskytne příspěvek na realizaci kurzu.

Při splnění stanovených zákonných podmínek není vyloučeno případné nařízení práce přesčas na dobu školení (např. školení v sobotu nebo v neděli), jsou-li pro to splněny podmínky stanovené v § 78 odst. 1 písm. i) zákoníku práce (dále ZP) o přesčasové práci. I v tomto případě by zaměstnanec dostal mzdu za vykonanou práci přesčas. Neúčast na školení či studiu, které je výkonem práce, může být posouzena jako neomluvená absence.